Політика конфіденційності

1. Контролер персональних даних

Контролером персональних даних, які обробляються у зв’язку з користуванням сайтом energytrend.pl, є:

ENERGY TREND Sp. z o.o.
Wojciechów-Kolonia Pierwsza 31A
24-204 Wojciechów-Kolonia Pierwsza, Польща
KRS: 0000865011
NIP: 7133110197
REGON: 387294272

Надалі — «Контролер», «Energy Trend» або «ми».

2. Контакти з питань захисту даних

Контролер не призначив уповноваженого із захисту даних.

З питань, пов’язаних із персональними даними, реалізацією прав відповідно до GDPR або відкликанням наданої згоди, зв’язуйтеся з нами за адресою:
rodo@energytrend.pl.

3. Сфера дії цієї політики

Ця політика стосується обробки персональних даних у зв’язку з користуванням сайтом energytrend.pl. Форми та канали зв’язку на сайті призначені для ініціювання ділового спілкування з Energy Trend щодо наших послуг, розрахунків вартості, комерційних пропозицій і співпраці.

Зокрема, політика охоплює обробку даних у зв’язку з:

• надсиланням ділового запиту або прохання про комерційну пропозицію, розрахунок вартості, консультацію чи зв’язок щодо конкретної послуги,
• використанням форм, що стосуються окремих послуг Energy Trend,
• надсиланням документів і вкладень, потрібних для оцінювання запиту або підготовки пропозиції,
• зверненням користувача через форму, електронну пошту, телефон або WhatsApp, якщо цей канал буде запроваджено,
• відповіддю Energy Trend на отриманий запит, зокрема підготовкою та наданням комерційної пропозиції,
• використанням файлів cookie та подібних технологій,
• вимірюванням відвідуваності, конверсій та ефективності рекламних заходів,
• наданням окремої згоди на подальший маркетинг після завершення опрацювання конкретного запиту.

Ця політика не є вичерпним описом обробки даних під час виконання укладених із клієнтами договорів. У таких випадках можуть застосовуватися додаткова інформація, договірні положення або окремі повідомлення про захист даних.

4. Звідки ми отримуємо дані

Ми можемо отримувати дані:

• безпосередньо від особи, яка користується сайтом, формою, електронною поштою, телефоном або WhatsApp,
• з документів, надісланих користувачем, зокрема рахунків, договорів, пропозицій, планів приміщень, технічної документації або звітів про споживання енергії,
• від особи, яка звертається до нас від імені підприємства, установи, об’єднання співвласників, кооперативу чи іншої організації,
• з пристрою, веббраузера, журналів сервера, файлів cookie та подібних технологій,
• з параметрів рекламних кампаній та інформації про джерело переходу на сайт.

5. Які дані ми можемо обробляти

5.1. Ідентифікаційні та контактні дані

Залежно від форми або способу звернення ми можемо обробляти, зокрема:

• ім’я та прізвище,
• назву компанії, установи або організації,
• посаду чи службову функцію, якщо їх зазначено,
• адресу електронної пошти,
• номер телефону,
• адресу або місцезнаходження об’єкта, якщо це потрібно для опрацювання запиту.

5.2. Дані щодо запиту та запланованої послуги

Обсяг даних залежить від послуги, якої стосується запит. Ми можемо обробляти, зокрема, інформацію про:

• вид послуги або напрям підтримки,
• тип, призначення, площу й кількість будівель або об’єктів,
• наявність технічної документації,
• мету аудиту, звіту чи запланованої інвестиції,
• вид запланованої модернізації та етап підготовки проєкту,
• споживання електроенергії, газу, тепла, палива або інших енергоресурсів,
• кількість точок споживання електроенергії (PPE), точок відбору або місць розташування об’єктів,
• дату закінчення чинного договору на постачання електроенергії чи газу,
• модель закупівлі електроенергії або газу,
• наявні пропозиції, договори, рахунки чи умови співпраці з постачальником,
• установки, обладнання, процеси та технічні параметри,
• інформацію, потрібну для проведення аудиту, розрахунку вартості, оцінки відповідності проєкту критеріям або визначення належного обсягу послуги,
• зміст повідомлення, опис ситуації та додаткові відомості, добровільно надані користувачем.

5.3. Вкладення та документація

Форми можуть передбачати надсилання, зокрема:

• рахунків за електроенергію, газ чи інші комунальні послуги,
• договорів із постачальниками електроенергії або газу,
• комерційних пропозицій,
• звітів про споживання енергії,
• технічної документації,
• креслень, планів і схем,
• фотографій об’єкта або установки,
• попередніх аудитів, сертифікатів чи інших звітів,
• інших допоміжних файлів, пов’язаних із запитом.

Просимо не надсилати дані, які не потрібні для розгляду звернення, особливо спеціальні категорії персональних даних, зазначені у статті 9 GDPR, крім випадків, коли їх надання попередньо погоджено і воно необхідне через особливий характер справи.

Якщо надісланий документ містить дані інших осіб, особа, яка його передає, повинна мати належну правову підставу для їх розкриття та обмежити обсяг даних необхідними відомостями.

5.4. Технічні дані та відомості про користування сайтом

Залежно від налаштувань сайту та наданих згод ми можемо обробляти, зокрема:

• IP-адресу,
• дату й час з’єднання,
• відомості про пристрій, операційну систему та браузер,
• ідентифікатори файлів cookie та подібних технологій,
• приблизне місцезнаходження, визначене за IP-адресою,
• адресу сайту, з якого здійснено перехід,
• джерело трафіку, рекламну кампанію та її параметри,
• відвідані сторінки та взаємодії з їхніми елементами,
• початок заповнення та надсилання форми,
• натискання номера телефону або адреси електронної пошти,
• додавання вкладення,
• тип форми, вид послуги та сторінку, з якої надіслано звернення,
• відомості про надані або відкликані згоди,
• дані з журналів безпеки та журналів сервера.

6. Цілі та правові підстави обробки

6.1. Опрацювання ділових запитів, комерційний зв’язок і підготовка пропозицій

Форми та контактні дані на сайті призначені для звернень щодо послуг Energy Trend. Якщо користувач надсилає форму чи електронний лист, зазначає номер телефону або іншим способом звертається до нас щодо пропозиції, розрахунку вартості чи співпраці, ми обробляємо його дані, щоб:

• отримати й проаналізувати діловий запит,
• визначити відповідну послугу та можливий обсяг співпраці,
• відповісти на запит електронною поштою або телефоном,
• отримати додаткові відомості, потрібні для підготовки пропозиції,
• підготувати й надати пропозицію щодо обсягу робіт, розрахунок вартості або комерційну пропозицію,
• продовжувати узгодження щодо конкретного запиту до завершення його опрацювання або укладення договору.

Правовими підставами є:

• стаття 6(1)(b) GDPR — якщо обробка необхідна для здійснення заходів на прохання суб’єкта даних до укладення договору,
• стаття 6(1)(f) GDPR — якщо особа звертається до нас від імені підприємства, установи чи іншої організації або якщо обробка необхідна для ділового спілкування, опрацювання запиту та підготовки пропозиції для представленої організації.

Для відповіді на діловий запит користувача, підготовки пропозиції та спілкування щодо цього конкретного запиту нам не потрібна окрема згода на обробку персональних даних.

Зазначення номера телефону у формі зазвичай є добровільним. Якщо користувач надає номер для зв’язку щодо свого запиту, ми можемо використовувати його для обговорення цього запиту, підготовки пропозиції та пов’язаних узгоджень.

6.2. Опрацювання листування та документування домовленостей

Ми можемо обробляти дані для ведення листування, збереження історії контактів і документування переданої інформації. Правова підстава — стаття 6(1)(f) GDPR: законний інтерес Контролера в ефективному спілкуванні та можливості підтвердити перебіг домовленостей.

6.3. Аналіз документів, надісланих користувачем

Ми обробляємо документи й вкладення виключно в обсязі, потрібному для оцінювання запиту, підготовки пропозиції або виконання дій, про які користувач попросив Energy Trend. Правовою підставою залежно від обставин є стаття 6(1)(b) або (f) GDPR.

6.4. Передавання даних постачальнику електроенергії, газу або партнеру

Якщо це випливає зі змісту запиту та погодженого обсягу робіт, дані можуть бути передані обраному постачальнику електроенергії або газу, технічному партнеру, субпідряднику, фахівцю з необхідними повноваженнями чи іншій організації, яка бере участь у підготовці або наданні послуги.

Ми передаємо лише дані, необхідні для відповідної мети. Правовою підставою може бути стаття 6(1)(b) GDPR або стаття 6(1)(f) GDPR. Якщо для конкретного передавання потрібна окрема згода, ми отримаємо її до передавання даних.

Одержувач може діяти як обробник даних за дорученням Energy Trend або як самостійний контролер даних. У другому випадку він застосовує власні правила захисту даних.

6.5. Подальший маркетинг після завершення опрацювання конкретного запиту

Зв’язок у відповідь на запит користувача, зокрема надання пропозиції та подальші узгодження щодо цього запиту, описано в пункті 6.1 і не потребує окремої згоди на маркетинг.

Окрема згода натомість може знадобитися, якщо після завершення опрацювання конкретного запиту ми захочемо звертатися до особи з іншою маркетинговою метою: наприклад, інформувати про інші послуги Energy Trend, нові пропозиції, експертні матеріали, зміни законодавства або надсилати нову комерційну пропозицію, безпосередньо не пов’язану з початковим запитом.

Якщо користувач надасть таку окрему й добровільну згоду, ми можемо використовувати його контактні дані для подальшого маркетингу через зазначені канали, наприклад електронну пошту, телефон або WhatsApp.

Правовою підставою для обробки даних у такому випадку є стаття 6(1)(a) GDPR. Використання кінцевого телекомунікаційного обладнання для надсилання комерційної інформації, зокрема прямого маркетингу, здійснюється після отримання попередньої згоди, передбаченої статтею 398 польського Закону «Про електронні комунікації» (Prawo komunikacji elektronicznej).

Згода на подальший маркетинг є добровільною, не є умовою надсилання запиту, отримання відповіді чи підготовки пропозиції та може бути відкликана будь-коли.

6.6. Аналітика та статистика

За наявності відповідної згоди ми можемо використовувати аналітичні інструменти для аналізу трафіку, вимірювання взаємодій із формами, оцінювання джерел переходу та вдосконалення сайту. Правова підстава для обробки персональних даних — стаття 6(1)(a) GDPR, а зберігання інформації на пристрої користувача або доступ до неї регулюються статтею 399 польського Закону «Про електронні комунікації» (Prawo komunikacji elektronicznej).

6.7. Реклама, ремаркетинг і вимірювання конверсій

За наявності відповідної згоди ми можемо застосовувати рекламні інструменти для вимірювання конверсій, оцінювання ефективності кампаній, створення аудиторій, ремаркетингу, персоналізації реклами, а також — у разі запровадження — функцій на кшталт розширеного вимірювання конверсій.

Правова підстава для обробки персональних даних — стаття 6(1)(a) GDPR. Зберігання інформації на пристрої користувача або доступ до неї регулюються статтею 399 польського Закону «Про електронні комунікації» (Prawo komunikacji elektronicznej).

Якщо буде запроваджено функції, що використовують дані користувача, наприклад розширені конверсії чи списки аудиторій, сформовані з контактних даних, їх застосовуватимуть лише після виконання відповідних вимог щодо згоди й налаштування інструментів.

6.8. Безпека сайту та захист від зловживань

Ми можемо обробляти технічні дані, щоб захищати сайт і форми від спаму, ботів, атак, несанкціонованого доступу й інших зловживань. Правова підстава для обробки персональних даних — стаття 6(1)(f) GDPR: законний інтерес Контролера в забезпеченні безпеки сайту, даних та інфраструктури.

Якщо технологія безпеки зберігає інформацію на пристрої користувача або отримує до неї доступ у спосіб, на який не поширюється виняток для засобів, необхідних для надання запитаної послуги, її буде активовано лише після отримання необхідної згоди.

6.9. Встановлення, пред’явлення або захист правових вимог

Дані можуть оброблятися для встановлення, пред’явлення або захисту вимог, пов’язаних із користуванням сайтом, листуванням чи наданими документами. Правова підстава — стаття 6(1)(f) GDPR.

7. Чи обов’язково надавати дані?

Надання даних є добровільним, однак частина відомостей потрібна нам, щоб проаналізувати діловий запит, зв’язатися з користувачем і підготувати належну пропозицію. Обов’язкові поля у формі позначені зірочкою.

Зокрема:

• адреса електронної пошти є обов’язковою у формах, де це основний канал відповіді на запит,
• номер телефону зазвичай зазначати необов’язково; його надання означає, що ми можемо використати його для зв’язку щодо надісланого запиту й пропозиції, яку готуємо,
• кваліфікаційні відомості, зокрема тип об’єкта, мета аудиту, кількість будівель, вид послуги чи енергоресурсу, можуть бути обов’язковими, якщо без них ми не можемо належним чином оцінити запит або підготувати пропозицію,
• надсилання документів і вкладень зазвичай є добровільним, але вони можуть знадобитися на наступному етапі аналізу чи розрахунку вартості.

За відсутності даних, обов’язкових у конкретній формі, ми можемо бути не в змозі підготувати відповідь або пропозицію.

Окрема згода на подальший маркетинг після завершення опрацювання конкретного запиту завжди є добровільною і не впливає на можливість надіслати форму, спілкуватися щодо запиту або отримати пропозицію.

8. Одержувачі даних

Доступ до даних можуть отримувати:

• уповноважені працівники та співробітники Energy Trend,
• Zenbox — у межах хостингу сайту, електронної пошти, серверної інфраструктури та резервного копіювання,
• Cloudflare — у межах захисту сайту, фільтрації трафіку, безпеки та доставки вмісту,
• Google — у зв’язку з Google Analytics 4, Google Tag Manager, Google Ads і Google reCAPTCHA залежно від налаштувань сайту та наданих згод,
• постачальники CRM-систем, віртуальних дисків, хмарних сервісів, засобів резервного копіювання й організації роботи, якщо такі будуть запроваджені,
• постачальники послуг ІТ-підтримки, адміністрування сайту, кібербезпеки й технічного супроводу,
• Meta / WhatsApp — якщо буде запроваджено віджет або канал зв’язку через WhatsApp,
• постачальники електроенергії чи газу, якщо передавання даних потрібне для надання запитаної послуги або отримання комерційних пропозицій,
• технічні партнери, субпідрядники, аудитори та спеціалісти, залучені до виконання конкретного обсягу робіт,
• суб’єкти, які мають право отримувати дані відповідно до законодавства.

Обробники даних, які діють за нашим дорученням, можуть використовувати їх лише в межах договору, вказівок Контролера та чинного законодавства.

9. Передавання даних за межі Європейського економічного простору

Деякі постачальники використовуваних нами технологій, зокрема Google, Cloudflare, Meta або WhatsApp, можуть обробляти дані за межами Європейського економічного простору.

Залежно від постачальника й місця обробки передавання може здійснюватися на підставі рішення Європейської комісії про належний рівень захисту, зокрема EU–US Data Privacy Framework, стандартних договірних положень, затверджених Європейською комісією, або іншого механізму, дозволеного GDPR.

10. Строки зберігання даних

Ми зберігаємо дані не довше, ніж це необхідно для досягнення мети їх збирання. Строк зберігання визначається за такими критеріями:

• запити та листування — протягом часу, потрібного для опрацювання справи, підготовки пропозиції та проведення обґрунтованих подальших узгоджень, а потім, за потреби, протягом строку, необхідного для встановлення, пред’явлення або захисту правових вимог,
• документи й вкладення — протягом часу, необхідного для оцінювання запиту, підготовки пропозиції та виконання погодженого обсягу робіт; якщо подальша співпраця не відбувається й немає іншої підстави для зберігання, документи мають бути видалені, коли потреба в них зникне,
• маркетингові дані — до відкликання згоди, подання заперечення або завершення маркетингових заходів через відповідний канал,
• відомості про згоду — протягом часу, потрібного для підтвердження належного надання або відкликання згоди,
• журнали подій і дані безпеки — відповідно до потреб безпеки, налаштувань систем і правил постачальників інфраструктури, а в разі інциденту чи необхідності з’ясування порушень — довше,
• файли cookie та подібні технології — відповідно до строку дії окремих файлів та налаштувань, зазначених у Політиці використання файлів cookie.

Ці самі правила стосуються копій даних в електронній пошті, CRM-системах, на віртуальних дисках, робочих комп’ютерах і в резервних копіях з урахуванням циклу перезапису резервних копій.

11. Права суб’єкта персональних даних

Залежно від правової підстави та обставин обробки Ви можете мати право на:

• доступ до своїх даних та отримання їх копії,
• виправлення даних,
• видалення даних,
• обмеження обробки,
• перенесення даних за умов, установлених GDPR,
• заперечення проти обробки на підставі статті 6(1)(f) GDPR,
• заперечення проти прямого маркетингу в будь-який час,
• відкликання згоди будь-коли, якщо обробка ґрунтується на згоді, без впливу на законність обробки до її відкликання,
• подання скарги Голові польського Управління захисту персональних даних (UODO).

Запити щодо персональних даних можна надсилати на адресу rodo@energytrend.pl.

Перш ніж виконати запит, ми можемо попросити відомості для підтвердження особи заявника.

12. Автоматизоване ухвалення рішень і профілювання

Ми не ухвалюємо стосовно користувачів рішень, які мають правові наслідки або подібним чином істотно впливають на них, виключно на підставі автоматизованої обробки.

Водночас ми можемо класифікувати ділові запити за видом послуги, об’єкта, розміром проєкту, етапом інвестиції або наданими відомостями, спрямовувати форми відповідній особі чи команді, аналізувати джерело запиту й рекламну кампанію, а також — після отримання належної згоди — створювати рекламні аудиторії та проводити ремаркетинг.

13. Файли cookie та подібні технології

13.1. Категорії технологій

Сайт може використовувати:

• необхідні — для роботи сайту, безпеки, форм і збереження налаштувань згоди,
• статистичні / аналітичні — для вимірювання відвідуваності та способів користування сайтом,
• маркетингові — для вимірювання ефективності реклами, ремаркетингу, створення аудиторій і персоналізації оголошень,
• функціональні — для використання додаткових, необов’язкових функцій.

13.2. Керування згодою

Для керування налаштуваннями файлів cookie може використовуватися інструмент Complianz.

Під час першого відвідування користувач може погодитися на необов’язкові технології, відхилити їх або вибрати окремі категорії. Необхідні технології залишаються активними лише тією мірою, якою вони потрібні для належної роботи сайту або надання функції, яку запросив користувач.

Згоду на необов’язкові технології можна будь-коли змінити або відкликати за допомогою механізму керування згодою, доступного на сайті.

13.3. Докладний перелік файлів cookie

Докладний перелік файлів cookie, їхніх постачальників, цілей і строків зберігання наведено в документі
Політика використання файлів cookie.

14. Google Analytics 4 і Google Tag Manager

Сайт може використовувати Google Analytics 4 для аналізу трафіку й поведінки користувачів, а Google Tag Manager — для керування тегами та скриптами, які застосовуються на сайті.

Google Analytics може обробляти відомості про пристрій, браузер, джерело переходу, взаємодії із сайтом, події та приблизне місцезнаходження. Робота інструментів залежить від налаштувань сайту й побажань користувача щодо файлів cookie.

15. Google Ads

Сайт може використовувати Google Ads для проведення рекламних кампаній, вимірювання конверсій, оцінювання ефективності реклами, ремаркетингу, створення аудиторій і персоналізації оголошень.

Якщо буде запроваджено функції на кшталт розширених конверсій або використання даних, наданих користувачем, для вимірювання чи створення аудиторій, їх застосовуватимуть лише після виконання відповідних вимог щодо згоди й налаштування. Налаштування користувача можуть передаватися інструментам Google через механізм Google Consent Mode.

16. Cloudflare

Сайт використовує послуги Cloudflare, які допомагають забезпечувати безпеку, захист від атак, фільтрацію трафіку, запобігання зловживанням, доступність і доставку вмісту.

Cloudflare може обробляти технічні дані, зокрема IP-адресу, відомості про пристрій і браузер, дату й час запиту, а також інформацію, потрібну для оцінювання безпеки з’єднання. Правовою підставою для обробки персональних даних з боку Energy Trend є стаття 6(1)(f) GDPR.

17. Google reCAPTCHA

Форми можуть бути захищені сервісом Google reCAPTCHA, призначеним для протидії спаму, ботам і автоматизованим зловживанням.

reCAPTCHA може аналізувати технічні відомості про пристрій, браузер, IP-адресу та спосіб взаємодії із сайтом. Правова підстава для обробки персональних даних з боку Energy Trend — стаття 6(1)(f) GDPR: законний інтерес у захисті сайту та форм.

Якщо налаштування reCAPTCHA передбачають зберігання інформації на пристрої користувача або доступ до неї в обсязі, який вимагає згоди згідно з польським Законом «Про електронні комунікації», сервіс слід запускати відповідно до налаштувань згоди користувача щодо файлів cookie.

18. WhatsApp

Якщо на сайті буде запроваджено віджет або кнопку для зв’язку через WhatsApp, під час використання цієї функції можуть оброблятися, зокрема, номер телефону, ім’я або ідентифікатор профілю, зміст повідомлень, передані файли, дата й час звернення, а також технічні дані, пов’язані з віджетом чи застосунком.

Energy Trend оброблятиме ці дані для ведення розмови та опрацювання запиту. Водночас постачальник WhatsApp або компанії групи Meta можуть обробляти дані відповідно до власних правил.

Якщо віджет WhatsApp використовує необов’язкові скрипти, файли cookie чи подібні технології вже під час відображення сторінки, він має завантажуватися лише після отримання відповідної згоди або свідомого ввімкнення користувачем.

Звернення через WhatsApp не означає згоди на подальший маркетинг. Маркетингові повідомлення надсилатимуться лише після отримання відповідної згоди.

19. Посилання на зовнішні сайти

Сайт може містити звичайні посилання на зовнішні сторінки, карти, соціальні мережі, відеоматеріали або інші сервіси. Саме розміщення посилання не означає автоматичного передавання даних зовнішньому сервісу. Зовнішній постачальник може почати обробку даних після того, як користувач перейде за посиланням на його сайт чи в застосунок.

Якщо в майбутньому на сайті з’являться вбудовані зовнішні віджети, карти, відео чи стрічки, що з’єднуються із серверами третіх сторін уже під час завантаження сторінки, механізм керування згодою та цю політику буде відповідно оновлено.

20. Безпека даних

Ми застосовуємо належні технічні й організаційні заходи для захисту даних від несанкціонованого доступу, випадкової втрати, зміни, знищення або розкриття стороннім особам. Доступ до даних отримують лише особи, яким він потрібен для виконання обов’язків або надання погоджених послуг.

Слід пам’ятати, що передавання даних через інтернет або електронною поштою не є цілком безризиковим. Користувачам варто обмежувати обсяг надісланих даних інформацією, яка справді потрібна для підготовки відповіді або надання послуги.

21. Зміни до цієї політики

Цю політику може бути оновлено, зокрема, у разі змін законодавства, роботи форм, використовуваних постачальників, запровадження нових аналітичних або рекламних інструментів, CRM-системи, WhatsApp, інформаційної розсилки чи інших функцій, пов’язаних з обробкою персональних даних.

Чинну редакцію політики публікують на сайті energytrend.pl із зазначенням дати набрання нею чинності.